Josef Gartner

01.01.2008-22.02.2008

Assistentin Josef Gartner CH,
Josef Gartner Switzerland AG, Schorenweg 10 ,
CH-4144 Arlesheim, Switzerland

Assistentin der Architekten und sonstigen Mitarbeitern.

Hauptaufgaben

• Reise, Meetings, Kundenbesuche und externe Anlässe (Messen) organisieren.
• Personaladministration
• Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter
• Lohnabrechnung
• Arbeitsverträge erstellen
• Schriftverkehr mit der KIGA, Versicherung,
• Grenzbewilligungen einholen
• Allg. personelle Angelegenheiten
• Finanzen
• Debitoren/Kreditoren Rechnungen
• Korrespondenz mit Treuhandbüros
• Führen aller Konten und Kassen
• Begleiten von Projekten

Sonstige Aufgaben

• Korrespondenz
• Office Organisation und Dokumentation
• Telefonzentrale bedienen (E,D,F)
• Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten (E,D,F)
• Microsoft Outlook, Agenda verwalten
• Fax, E-Mails Ablage
• Büro und Verbrauchsmaterial
• Datensicherung
• Post Ein/Ausgang bearbeiten
• Drawings and Reports
• Up und download von diversen Dokumenten und deren Programmen
• Pläne auf neusten Stand bringen/halten
• PM- Tool Auslastung

IKEA

01.08.2000-31.01.2001

IKEA, Einrichtungshaus,
Grüssenweg 21, 4133 Pratteln

Aufbau und Neueröffnung IKEA Restaurant.
Leitung der IKEA Kaffeebar für Kunden.
Einkauf und Warenkontrolle.

• Einkauf
• Innenausstattung IKEA Restaurant
• Schulungen

Universitätsklinik Basel-Stadt

03.03.2001-30.06.2001 (Zeugnis)

Universitätsklinik Basel-Stadt,
Petersgraben 4, 4056 Basel

Mithilfe an verschiedenen Projektarbeiten.
Einführung Hotelnormen an den Spitälern.

• Dokumentation
• Patientenempfang
• Administration Eintritte/Austritte
• Allgemeine Projektarbeiten

Coop

01.07.2001-31.01.2004 (Zeugnis 1,Zeugnis 2)

Coop Hauptsitz,
Thiersteinerallee 12, 4050 Basel

Stellvertretung der Gerantin, Betreuung der Gäste, Organisation und Durchführung von Aperitifs,
Banketten, und Meetings, Food und Beverages.

• Einkauf Food and Beverages
• Gästebetreuung
• Leitung Bankette
• Kassawesen
• Mitarbeiterführung
• Arbeitsplanung
• Stockwerksverantwortliche
• Einführung Mitarbeiter (Coop Bistro)

Schweizerischer Verein für Familienherbergen

01.06.2004-31.07.2005 (Zeugnis)

Schweizerischer Verein für Familienherbergen,
Poststrasse 1, 4460 Gelterkinden

Kaufmännische Mitarbeiterin, Buchungsteam, Organisieren von Reisen, Rechnungen schreiben.
Erstellen verschiedene Werbemaillings.

• Telefonische Beratung
• Wohnungsbesichtigungen
• Wohnraumgestaltung der Ferienhäuser
• Organisieren von Reisen
• Debitorenbuchhaltung
• Protokollführerin GV
• Erstellen von Berichten und Protokollen

Migros Restaurant Seegarten

01.08.2005-30.11.2006 (Zeugnis)(Referenz)

Administrative Assistentin Restaurant Seegarten,
Rainstrasse 1, 4142 Münchenstein

Assistentin des Geschäftsführers, Führen und verwalten
von Kundendaten, verwalten der Internetseite, Erstellen von Presseberichten für diverse Anlässe,
Protokollführerin, Selbstständige Organisation von Themen-Anlässen im Park.

• Leitung Teamsitzungen
• Administration der Geschäftsführung
• Assistentin Personaladministration
• Werbung, Korrespondenz
• Gestalterische und inhaltliche Verantwortung Internetauftritt
• Organisatorische Verantwortung Anlässe
• Erstellen von Berichten und Protokollen

SV Schweiz AG

01.12.2006-31.08.2007 (Referenz)(Zeugnis)

Assistent Restaurant Manager, SV Schweiz AG,
Postrestaurant Oase, Postpassage 5, 4002 Basel

Leitung des Cateringwesens der Schweizerischen Post und der Novartis Pharma AG.
Mitarbeiterführung, Durchführung von Schulungen nach ISO 9001 Norm.

• Leitung Cateringabteilung
• Offerten, Präsentationen
• Debitorenbuchhaltung
• Lebensmittelkontrolle
• Event Organisation

• Telefonische Beratung
• Korrespondenz
• Menu-Kalkulation
• Mitarbeitereinteilung
• Wareneinkauf
• Empfang
• Gästebetreuung
• Leiten und Organisieren von Sitzungen
• Erstellen von Berichten und Protokollen
• Organisieren und unterstützen von Kunden bei Personalanlässen

Leitung Schulungen:

• Hygieneschulung
• Lebensmittelkontrolle
• Mitarbeiterführung

Novartis Pharma AG

01.09.2007-31.10.2007

Assistant Human Resources Operations Management (Temporär),
Novartis Pharma AG, Campus St. Johann, Werk Rosental,
CH-4056 Basel, Switzerland

Assistenz, Administration, Koordination, Terminverwaltung, Zugriffsverwaltung.

Aufgaben (Human Resources – Campus St. Johann):

• Administrative Unterstützung
• Erledigung von Korrespondenz
• Führen der Agenda der Vorgesetzten
• Organisation von Meetings
• Organisation von Dienstreisen
• Erstellung von Statistiken
• Ausarbeitung von Präsentationsentwürfen
• Organisation eines mehr tätigen Trainings der CPO-Heads
• Verwaltung der Mail-Korrespondenz der Vorgesetzten

Aufgaben (HR IT Shared Services – Werk Rosental):

• Bearbeitung von Formularen und Bewilligungen der fremdländischen Mitarbeiter
• Bestellungen IT-Infrastruktur
• Administration in Engine Accounts (Mittarbeitererfassung)
  
• Administration des File Server Zugriff
• Administration von HR Datawarehouse SLA’s (Zugriffsberechtigungen)

Laufend für beide Werke:

• Terminkoordination
• Reisen planen und buchen
• Bearbeiten Präsentationen
• Teamanlässe
• Monatliche Administration von diversen Zugriffsberechtigungen und Registrierungen
• Unterstützung Datenqualität in PeriScope (Programm)
• Überwachung der von HR Assistants durchzuführenden Kontrollen